DANIŞMANLIK FAALİYETLERİ
Danışmanlık ve Benzeri Faaliyetler
Danışmanlık ve benzeri faaliyetler; bir idari sorumluluk üstlenmeksizin yürütülen, faaliyet konuları ile ilgili görüş, eğitim, analiz, değerlendirme, performans göstergelerinin tespiti, proje görevleri gibi idari faaliyetlere değer katmak, kolaylaştırmak, geliştirmek ve yol göstermek maksadıyla gerçekleştirilen hizmetlerdir.
Danışmanlık faaliyetleri; acil ve özel durumları da kapsayan yazılı ve yazılı olmayan faaliyetler olarak gerçekleştirilir.
a) Yazılı danışmanlık faaliyetleri; resmi nitelikte ve yazılı olarak bir süreç ve sonuç içeren, tanımlanmış bir iş programına dayanan faaliyetlerdir.
b) Yazılı olmayan danışmanlık faaliyetleri; sözlü görüş, tavsiye ve benzeri
nitelikte olup yazılı bir süreç ve sonuç içermeyen faaliyetlerdir.
Danışmanlık ve Benzeri Faaliyetlerin Yürütülme Esasları
Danışmanlık faaliyetleri, ilgili birim ile birlikte hazırlanacak olan mutabakat metni esas alınarak Kamu İç Denetim Standartlarına uygun bir şekilde yürütülür. Mutabakat metninde asgari olarak danışmanlık faaliyetinin; amaçları, kapsamı, süresi, İç Denetim Başkanlığının ve ilgili birimin karşılıklı rol ve sorumlulukları, raporlama biçimi ve görev sonuçlarının nasıl izleneceği, belirlenir. Raporlama yapılmayan danışmanlık faaliyetlerinde (eğitim, proje, toplantılarına gözlemci olarak katılım vb.) mutabakat metni düzenlenmez.
İç Denetçiler tarafından yürütülecek danışmanlık ve benzeri faaliyetlerde aşağıdaki hususlar dikkate alınır.
a) Faaliyetin kapsamı açık olarak tanımlanmış bir iş programına dayandırılır.
b) Faaliyet İç Denetçinin bağımsızlık ve tarafsızlığını etkilemez.
c) Faaliyetin süresi, İç Denetçinin sertifika puanlamasını engellemeyecek, mevcut ve gelecekteki denetim görevlerinin sürekli aksamasına neden olmayacak şekilde İç Denetim Birimi Başkanı tarafından belirlenir.
ç) Daha önce yürütülen danışmanlık ve benzeri faaliyetlerle ilgili olarak bir yıl geçmeden aynı İç Denetçi tarafından denetim yapılamayacağı konusunda hem Başkan hem de İç Denetçi gerekli özeni gösterir.
d) Yürütülen bu faaliyetlerin sonuçları İç Denetçi tarafından Genel Müdür ve ilgili taraflara bildirilir.
Danışmanlık ve benzeri faaliyetlerle ilgili olarak İç Denetçinin herhangi bir sorumluluğu yoktur. Uygulamanın sorumluluğu Genel Müdüre aittir.
Danışmanlık Faaliyetleri ve Türleri
Danışmanlık faaliyetleri, kurum hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik faaliyetlerinin ve işlem süreçlerinin değerlendirilmesi ve geliştirilmesi amacıyla önerilerde bulunulmasıdır. Danışmanlık faaliyetleri, yazılı ve yazılı olmayan faaliyetler olarak gerçekleştirilir. Danışmanlık faaliyetleri, bir idari sorumluluk üstlenmeksizin yürütülen; icrai konularla ilgili ve kapsamlı mevzuat değişikliklerine/tasarılarına görüş verilmesi, eğitim, analiz, değerlendirme, performans göstergelerinin tespiti, kontrol öz değerlendirme, süreç tasarımı ve proje görevleri gibi idari faaliyetlere değer katmak, kolaylaştırmak, geliştirmek ve yol göstermek amaçlarıyla gerçekleştirilen hizmetlerdir.
Danışmanlık faaliyetlerinin kapsamına göre; Geniş ve dar kapsamlı danışmanlık faaliyetleri olarak ikiye ayrılır.
Geniş kapsamlı danışmanlık faaliyetleri: Bir haftadan fazla bir süre denetim kaynağı
kullanımını gerektiren kolaylaştırıcılık faaliyeti ya da öneri geliştirme gibi sonucunda spesifik çıktıların üretilmesini amaçlayan danışmanlık faaliyetleridir.
Dar kapsamlı danışmanlık faaliyetleri: Kısmi mevzuat değişikliklerine görüş verilmesi veya eğitim faaliyetleri ya da çeşitli proje toplantılarına gözlemci statüsünde katılma gibi çok kısa süreli ve detaylı bir raporlama gerektirmeyen danışmanlık faaliyetleridir.
Danışmanlık Faaliyetlerinin İç Denetim Plan ve Programına Alınması
Danışmanlık faaliyetlerinin iç denetim plan ve programları kapsamında yürütülmesi esastır. Danışmanlık faaliyeti birimlerden gelen talepler üzerine gerçekleştirilir. Ancak, iç denetim planının hazırlanması sürecinde gerek kurumsal düzeyde gerekse birim/süreç düzeyinde danışmanlık faaliyetlerinin katma değer yaratabileceği alanların olup olmadığı araştırılır. Bu kapsamda, kurumsal düzeyde üst düzey yöneticilerin görüş ve önerileri dikkate alınarak danışmanlık hizmeti verilebilecek alanlar Genel Müdüre sunulur ve Genel Müdürün önerileri doğrultusunda ilgili birimlerle işbirliği halinde danışmanlık faaliyetlerinin amacı, kapsamı, süresi ve yürütülmesine ilişkin detaylar netleştirilerek iç denetim programına dâhil edilir.
Program dışı danışmanlık hizmeti talep edilmesi durumunda Başkan tarafından Kamu İç Denetim Rehberinde yer alan hususlar göz önünde bulundurularak bir değerlendirme yapılır ve uygun görülmesi halinde ihtiyati denetim kaynağından karşılanmak üzere danışmanlık hizmeti verilmesine karar verilebilir.
Uygulama
Danışmanlık faaliyetleri, ilgili birim ile birlikte hazırlanacak olan mutabakat metni esas alınarak KİDS’e uygun bir şekilde yürütülür. Mutabakat metninde asgari olarak danışmanlık faaliyetinin;
• Amaçları,
• Kapsamı,
• Süresi,
• İlgili birimin karşılıklı rol ve sorumlulukları,
• Raporlama biçimi ve görev sonuçlarının nasıl izleneceği, belirlenir.
Raporlama yapılmayan danışmanlık faaliyetlerinde (eğitim, proje, toplantılarına gözlemci olarak katılım vb.) mutabakat metni düzenlenmez. İlgili birimden katılımcılarla birlikte mutabakat metninde yer alan görev amaçlarına ilişkin risklerin neler olduğu belirlenmeli ve riskler karşısında mevcut kontrollerin durumu değerlendirilmelidir.
Herhangi bir süreçle ilgili danışmanlık hizmetinde bulunan iç denetçinin, bir yıl geçmeden aynı süreçte denetim faaliyeti yürütmemesi esastır.
Kamu İç Denetim Rehberi ekinde yer alan görev iş programı danışmanlık faaliyetleri için de kullanılır.
Saha Çalışması
Danışmanlık faaliyeti kapsamında yapılan çalışmalar (eğiticilik, kolaylaştırıcılık faaliyetleri hariç) da, görev iş programı aracılığıyla yürütülür. İç denetçi ve/veya İç Denetçilerin yapmış olduğu işlemler Denetim Gözetim Sorumlusu tarafından gözden geçirilir. Yapılan işlemler çalışma kâğıtlarıyla belgelendirilir. Özellikle varılan sonuçlara dayanak teşkil eden bilgi ve belgelerin tam ve noksansız çalışma kâğıtlarıyla kayıt altına alınması zorunludur.
Danışmanlık Hizmetinde Raporlama
Danışmanlık raporlarının da KİDS’e uygun bir şekilde doğru, tarafsız, açık, özlü, yapıcı ve tam olması ve öngörülen zamanda sunulması gerekmektedir. Başkan, danışmanlık raporlarını bu kriterlere uyup uymadığı konusunda değerlendirir ve görüşlerini görevli iç denetçilere bildirir. İç denetçiler tarafından gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra rapor ilgili birimlere gönderilir. Danışmanlık raporlarının gözden geçirilmesinde de, Rapor Gözden Geçirme Kontrol Listesinden yararlanılır.
Danışmanlık Raporu aşağıdaki unsurları içermelidir:
a) Rapor kapağı: İç Denetim Birim Başkanlığının adına, yürütülen danışmanlık konusuna, danışmanlık talep eden birime veya yöneticiye, danışmanlığı gerçekleştiren iç denetçilere, gözetim sorumlusuna, raporun tarih ve numarasına yer verilir.
b) Yönetici özeti: Kısaca denetimin amacı ve kapsamı ile özet olarak yönetimin uygulanmasını uygun gördüğü tespit ve önerilere yer verilir. Genel Müdür ve birim yöneticisine yönelik hazırlanan yönetici özeti, mümkün olduğu kadar kısa (en fazla iki sayfa) hazırlanmalıdır.
c) Rapor metni: Rapor metninde en az aşağıdaki hususların yer alması beklenir;
• Görevin iç denetim programı kapsamında mı yoksa program dışı talep üzerine mi gerçekleştirildiği, danışmanlığın konusu, görevin yerine getirildiği dönem gibi kısa bilgilere yer verilen “Giriş” bölümü,
• Danışmanlık talep eden birim/yönetici ile varılan mutabakat sonucunda belirlenen amaç ve kapsamın yer aldığı “Amaç ve Kapsam” bölümü,
• Yapılan çalışma ve analizler ile çalışmada kullanılan yöntemlerin belirtildiği
“Yöntem” bölümü,
• Yürütülen görev sonucunda yapılan değerlendirme, tespit ve tavsiyeleri içeren
“Tespitler ve Değerlendirme” bölümü.
Danışmanlık faaliyeti sonucunda rapor düzenlenirken, Kamu İç Denetim Rehberinde yer alan danışmanlık raporu şablonu kullanılır.
Danışmanlık faaliyetlerine ilişkin izleme sonuçları da Genel Müdüre ayrıca raporlanır.
