Denetim Raporlarının Takibi(İzlenmesi)
İç denetim faaliyeti sonucunda, Denetçi tarafından önerilen düzeltici işlem ve tavsiyeler düzenlenen raporda belirtilen süre içerisinde yerine getirilir. Düzeltici işlemin gerçekleştirilmesinin belli bir süre gerektirmesi durumunda bu husus denetim raporuna verilen cevapta belirtilir ve periyodik gelişmeler denetlenen birimce, en az altı aylık dönemler halinde İç Denetim Birim Başkanlığına bildirilir.
İç denetim raporunda belirtilen önlemlerin alınıp alınmadığı Genel Müdür İç Denetim Birim Başkanlığı tarafından izlenir. (Kamu İç Denetim Rehberi) İç Denetim Birimi Başkanı yönetime rapor edilen sonuçların izlenmesi için bir sistem kurar ve uygular. İç Denetim Birimi Başkanı, üst düzey yönetimin aldığı tedbirlerin etkili bir şekilde uyguladığından veya Daire Başkanları ile Bölge Müdürlerinin gerekli tedbiri almamasının riskini üstlenmeyi kabul ettiğinden emin olmak ve gelişmeleri izlemek amacına yönelik bir takip süreci kurar.
Denetlenen birimlerce, rapor üzerine yapılan işlemler veya işlem yapılmama gerekçeleri İç Denetim Birim Başkanlığına gönderilir.
İç denetim raporları, iç denetim birim başkanını izni olmaksızın Kurul hariç birim dışına verilemez.
Bulguların İzlenmesi
İç denetim programında izleme faaliyetleri için ayrılan denetim kaynağı göz önünde bulundurularak, Başkan tarafından; izlenecek bulgular, görevlendirilecek iç denetçiler, izleme yöntemi ve izleme süresine ilişkin planlama yapılır.
İzleme kapsamında; denetim ve danışmanlık raporunda belirtilen öneriler, bu öneriler doğrultusunda sorumlu birimlerce gerçekleştirilmesi taahhüt edilen ve bir takvime bağlanan eylemlerin gerçekleşme düzeyi, takvim çerçevesinde gerçekleştirilen eylemlerin ilgili riski azaltıp azaltmadığı hususları dikkate alınır.
Raporların ilgili birimlere gönderildiği üst yazıda, belirlenen takvim çerçevesinde rapordaki eylemlerin yerine getirilmesine ilişkin izleme sürecinin başlayacağı ve bulgunun kapatılabilmesi için denetlenen birimin söz konusu eylemlere ilişkin gerçekleşmeleri Başkanlığa bildirmesi gerektiği ayrıca vurgulanır.
İzleme Süreci
İzleme süreci, denetim veya danışmanlık raporunun denetlenen birimlere gönderilmesiyle başlar ve görevlendirilen iç denetçi tarafından bulgunun kapatılmasıyla sona erer. Bulguların izlenmesi; (1) denetim, (2) iç denetçi veya (3) eylem planlarının tamamlanma tarihleri bazında yapılabilir. Kritik ve yüksek önem düzeyine sahip bulguların izlenmesinde Başkan, bu durumu göz önünde bulundurarak görevlendirme yapar.
İzleme Sonucunda Yapılacak İşlemler
Başkanlık tarafından eylem tarihi sona eren bulgulara ilişkin gerçekleşme bilgileri ve belgeler denetlenen birimden yazılı olarak talep edilir. Denetlenen birim tarafından gerçekleşmelere ilişkin gönderilen bilgi ve belgelerden, eylem planında belirtilen hususların yerine getirildiği kanaatine varılmışsa, izlemeyle görevlendirilen iç denetçi tarafından bulgu “TAMAMLANMIŞ” olarak kapatılır.
Bulgunun kapatılması için yerinde test yapılmasının gerekli görülmesi halinde ise görevlendirilen iç denetçi, faaliyetin niteliğine göre en uygun test yöntemlerini belirleyip uygulayarak, bulguda yer alan hususlarla ilgili olarak gerekli önlemlerin alınıp alınmadığını ve risklerin karşılanıp karşılanmadığını değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, eylem planında belirtilen hususların yerine getirildiği kanaatine varılmışsa, izlemeyle görevlendirilen iç denetçi tarafından bulgu “TAMAMLANMIŞ” olarak kapatılır.
Denetlenen birim tarafından eylemlerin tamamlanamaması ve süre uzatımı talebinde bulunulması halinde, bir defaya mahsus olmak üzere süre uzatımı verilerek izleme faaliyeti bir sonraki döneme aktarılır. Verilen ek süre, bulgunun önem düzeyi ve mahiyetine bağlı olarak belirlenir, ancak bu süre hiçbir surette 24 ayı geçemez.
Bulgunun izlenmesi sürecinde, eylem planında belirlenen tarihte herhangi bir ilerlemenin kaydedilmediğinin görülmesi ve ilgili birimden de süre uzatımına yönelik bir talebin olmaması halinde, söz konusu bulgu bir sonraki izleme periyodunda da kapsama alınır.
İkinci izleme periyodunda da herhangi bir ilerleme kaydedilmemesi halinde, riskin üstlenildiği kabul edilerek bulgu, “RİSK ÜSTLENİLDİ” olarak kapatılır. Ancak Başkan, kurum için kabul edilemeyecek bir riskin üstlenildiğini düşünüyorsa bu durumu denetlenen birim yöneticisiyle müzakere eder. Müzakere sonucunda mutabakat sağlanamaması durumunda konu çözüme kavuşturulması amacıyla Genel Müdüre bildirilir.
İzleme sonuçları birleştirilerek dönemsel raporlama kapsamında Genel Müdüre sunulur. Bu raporlamada Genel Müdür özellikle, “RİSK ÜSTLENİLDİ” olarak kapatılan bulgular konusunda bilgilendirilir.
İzleme ile görevlendirilen iç denetçi, eylem planı gerçekleşmelerine ilişkin denetlenen birimin bildirimlerinin incelenmesinden elde edilen sonuçlar ile varsa izleme maksadıyla yapılan testlerin sonuçları için çalışma kâğıdı düzenler ve bu belgeleri bir yazı ekinde İç Denetim Birim Başkanlığına sunar. Söz konusu kayıtlar ilgili denetim dosyasında Bulgu Takip Formu ile saklanır.
Denetlenen birim yöneticisi değişikliklerinde takip edilen bulgulara ilişkin bilgiler, yeni atanan yöneticiye gönderilebilir.
Bulgular kapatıldıktan sonra, bulgunun ilgili olduğu risklere ilişkin mikro risk puanı güncellenir. Ayrıca, bulgunun önem düzeyi ve etkileri de dikkate alınarak denetim alanı kapsamındaki faaliyet/sürecin risk düzeyi puanı Başkan tarafından güncellenir.
